• Common Instructor Questions About The W-8BEN

    Introduction

    Le formulaire W-8BEN est le formulaire le plus courant pour les formateurs non américains qui sont des particuliers. Vous devez le remplir si vous êtes un « ressortissant étranger » et le propriétaire effectif d'un « montant soumis à une retenue » (par exemple, des revenus Udemy découlant de participants américains).

    Dans la mesure où nous savons que ce sera la première fois pour de nombreux formateurs non américains qu'ils seront face à un formulaire fiscal américain lorsqu'ils rempliront un formulaire W-8BEN, nous vous fournissons ci-dessous des informations générales sur la plate-forme de formulaires fiscaux pour le formulaire W-8BEN. Ces consignes sont une adaptation des instructions officielles de l'IRS pour le formulaire W-8BEN, disponibles en anglais sur le site Web de l'IRS. 

    En cas de question concernant votre situation fiscale personnelle, vous devrez consulter un conseiller fiscal. Udemy n'est pas légalement autorisée à vous fournir des conseils sur la manière de traiter votre situation spécifique sur vos formulaires fiscaux.

    Table des matières

    Informations de base

    Statut de citoyenneté aux États-Unis

    Numéro d'identification du contribuable

    Invocation de la convention

    Conditions et taux particuliers

    Informations de base

    Résumé : sur cette page, vous devrez renseigner des informations de base à votre sujet, telles que vos nom, adresse de résidence et numéro d'identification du contribuable. Cette page est la même pour tous les formulaires fiscaux, mais les questions qui vous seront posées à une étape ultérieure du processus pourraient dépendre des informations saisies.

    Questions courantes des formateurs : 

    1. Je suis citoyen d'un pays, mais résident d'un autre pays. Quel « pays de citoyenneté » devrais-je indiquer ?

    L'IRS indique que si vous « n'êtes résident d'aucun pays dont vous êtes citoyen », vous devriez indiquer « votre pays de résidence le plus récent ». 

    Par exemple, si vous êtes citoyen d'Atlantis mais que vous habitez actuellement en Malaisie et que vous n'êtes plus un résident d'Atlantis, vous devriez saisir « Malaisie » comme pays de citoyenneté à la ligne 2.

    1. À ma connaissance, je n'ai pas de numéro d'identification du contribuable dans mon pays. Que dois-je indiquer ?

    Pour les formateurs non américains, le TIN est le numéro d'identification du contribuable délivré par le gouvernement local. L'Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) fournit des informations utiles en anglais ici, avec les noms et formats de numéros d'identification similaires au TIN et utilisés dans différents pays.

    1. Je n'arrive pas à saisir mon numéro d'identification du contribuable. Quel est le problème ?

    La plate-forme de formulaires fiscaux Udemy utilise les informations du pays que vous saisissez pour préformater votre TIN. Cependant, il est possible que votre format de TIN ne corresponde pas parfaitement au format de TIN standard de votre pays. Si c'est le cas, il vous suffit de cocher la case « format de TIN non standard » et de saisir votre TIN. 

    Statut de citoyenneté aux États-Unis

    Texte de résumé : sur cette page, vous fournirez des informations complémentaires sur votre relation avec les États-Unis. Ceci nous aidera à déterminer si vous devez être considéré comme un ressortissant américain à des fins fiscales même si vous ne vivez pas aux États-Unis. 

    Questions courantes des formateurs :

    1. Pourquoi ne puis-je pas modifier mon pays de citoyenneté ?

    Le pays de citoyenneté indiqué sur cette page est pré-rempli en fonction des options sélectionnées sur la page « Informations de base ».  Si vous souhaitez modifier votre pays de citoyenneté, vous devrez cliquer sur « revenir en arrière » pour revenir à la page précédente.

    Comme pour la question « pays de citoyenneté » sur la page « Informations de base », votre « pays de citoyenneté » est le pays où vous avez résidé le plus récemment (votre « pays de résidence fiscale »).

    Numéro d'identification du contribuable

    Résumé : sur cette page, vous confirmerez que vos données d'identification du contribuable sont exactes.

    Questions courantes des formateurs :

    1. Pourquoi dois-je fournir mon TIN à nouveau ?

    Votre TIN est essentiel pour confirmer votre identifiant de contribuable et calculer toute retenue applicable. Si vous ne saisissez pas de TIN valide, Udemy devra appliquer le taux de retenue maximal, quelles que soient les informations que vous fournissez. Cette page vous permet de confirmer que le TIN saisi est exact.

    Invocation de la convention

    Résumé : sur cette page, vous pourrez demander à bénéficier des avantages de toute convention fiscale entre votre pays et les États-Unis et ainsi réduire votre taux de retenue. 

    Questions courantes des formateurs :

    1. Dois-je demander à bénéficier des avantages de la convention pour recevoir un taux réduit de retenue ?

    Oui. Si vous vivez dans un pays ayant conclu une convention fiscale permettant de réduire votre taux de retenue, vous devez demander à bénéficier des avantages de la convention sur cette page afin d'obtenir le taux réduit.

    Si vous êtes peu familier avec la retenue IRS, voici des informations complémentaires : 

    Par défaut, Udemy doit appliquer une retenue de 30 % sur les revenus découlant des ventes aux participants américains lorsqu'elle verse des montants aux formateurs non américains. Si vous procédez à la soumission d'un formulaire fiscal valide sans avoir demandé à bénéficier des avantages de la convention, vous constaterez qu'une retenue de 30 % sera appliquée à la partie de votre revenu tiré de vos participants américains. (Aucune retenue IRS ne sera appliquée au revenu tiré des participants non américains)

    Cependant, de nombreux pays ont conclu une convention avec les États-Unis qui permet de réduire ce taux, le portant parfois à 0 %. L'IRS fournit ici une liste de ces conventions en anglais. Vos revenus Udemy sont considérés comme des « redevances de droits d'auteur », donc consultez cette partie du PDF pour voir si votre pays a conclu une convention applicable. 

    1. J'aimerais demander à bénéficier des avantages d'une convention, mais mon pays ne figure pas sur la liste. Pourquoi ? 

    Notre plate-forme fiscale vous permet de sélectionner uniquement les pays ayant conclu une convention fiscale. Si vous avez indiqué que vous souhaitiez demander à bénéficier des avantages d'une convention mais que votre pays ne figure pas dans le menu déroulant, ceci signifie que votre pays n'a pas de convention fiscale en vigueur et que vous devrez renoncer à réclamer des avantages en vertu d'une convention. 

    Conditions et taux particuliers

    Résumé : sur cette page, vous pouvez nous indiquer si votre situation est moins habituelle et nécessite que vous fournissiez des renseignements complémentaires sur votre demande d'invocation de la convention fiscale.

    Questions courantes des formateurs :

    1. En quoi ceci est-il différent d'une invocation normale de la convention ?

    Pour cette section, vous devriez uniquement sélectionner « oui » et poursuivre le processus si vous demandez à bénéficier d'avantages de la convention spécifiques qui nécessitent que vous remplissiez des conditions que vous n’avez pas encore déclarées dans votre formulaire. Par exemple, pour les revenus constitués de redevances de droits d'auteur, vous devez remplir cette ligne si la convention conclue par votre pays prévoit des taux de retenue différents pour différents types de redevances. 

    Consultez le tableau de conventions fiscales de l'IRS (version de février 2019 disponible en anglais ici) pour de plus amples renseignements sur les taux prévus par les conventions que les différents pays ont négociées avec les États-Unis.

    Certification légale

    Résumé : sur cette page, vous pourrez confirmer que les informations fournies sont exhaustives et exactes avant de procéder à l'apposition de votre signature électronique au cours de la dernière étape du processus.

    Questions courantes des formateurs :

    1. Certaines des certifications légales ne me concernent pas, mais je ne peux pas continuer si je ne coche pas les cases. Que dois-je faire ?

    Notre plate-forme traite chaque certification de la partie III du formulaire W-8BEN comme une case individuelle à cocher. Sur le formulaire W-8BEN original, elles sont présentées sous forme de liste à puces avant la signature finale. Par conséquent, elles recouvrent tous les scénarios dans lesquels une personne pourrait soumettre le formulaire. En cochant la case, vous confirmez que vous avez lu la déclaration et que, si celle-ci s'applique à votre situation, elle est exacte. 

    Par exemple, l'une des certifications indique : « La personne visée à la ligne 1 de ce formulaire réside dans le pays ayant conclu une convention figurant à la ligne 9 du formulaire (le cas échéant) ». Si vous n'avez pas demandé à bénéficier des avantages du traité, l'expression « le cas échéant » indique que cette mention ne s'applique pas à votre situation.

    À titre d'exemple supplémentaire, le formulaire indique la mention ci-après : « Pour les transactions de courtage ou opérations de troc, le propriétaire effectif est un ressortissant étranger exonéré tel que visé aux instructions ». Puisque le formulaire que vous soumettez ne porte pas sur des revenus provenant de transactions de courtage ou d'opérations de troc (vos revenus Udemy sont considérés comme des redevances de droits d'auteur), cette mention ne s'applique pas à votre situation.

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  • Impôts : quels documents les formateurs doivent-ils envoyer à Udemy ?

    Envoyer les formulaires fiscaux à Udemy

    Udemy est établie aux États-Unis, ce qui signifie que les formateurs Udemy ont certaines obligations fiscales vis-à-vis du gouvernement américain. Nous savons qu'il peut s'avérer difficile de déterminer quels formulaires envoyer en tant que formateur Udemy, c'est pourquoi nous avons collaboré avec Comply Exchange pour vous permettre de remplir plus facilement les formulaires requis par le biais d'une plateforme sécurisée : (taxforms.udemy.com).

    Tous les formateurs doivent soumettre leurs formulaires fiscaux, quel que soit leur pays de citoyenneté. Après avoir commencé le processus de soumission, vous verrez s'afficher plusieurs options. À l'une des premières questions, nous vous demanderons d'indiquer si vous êtes un formateur américain ou non américain. En fonction de votre réponse, la plateforme vous proposera des options spécifiques correspondant au statut américain ou non américain que vous avez choisi.

    Il est important d'envoyer votre formulaire car cela permet à Udemy de prélever le montant adéquat de retenue IRS (des informations complémentaires sont proposées sur ce lien). 

    Remarque : Udemy n'est pas en mesure de fournir une assistance fiscale ou d'offrir des conseils fiscaux sur les informations à fournir sur votre formulaire fiscal. Ce guide propose des réponses aux questions courantes des formateurs Udemy sur leur obligation de soumission des documents fiscaux. 

    Que dois-je faire ?

    Si vous n'avez pas soumis de formulaire fiscal ou si vous devez soumettre un nouveau formulaire car votre situation fiscale a changé, vous pouvez le faire via notre formulaire sécurisé sur le portail de soumission (taxforms.udemy.com). 

    Vous n'avez pas besoin de soumettre de formulaire fiscal tant que vos cours Udemy ne vous rapportent pas d'argent. Une fois votre formulaire soumis, veuillez compter une semaine pour que votre formulaire soit examiné et que votre statut mis à jour apparaisse dans votre rapport sur les revenus.

    Comment puis-je savoir quel formulaire envoyer ?

    Si vous n'êtes pas certain du formulaire à envoyer ou de la réponse à choisir à une question sur votre statut fiscal, nous vous recommandons de consulter un conseiller fiscal pour être sûr d'utiliser le bon formulaire et de saisir les informations correctement.

    Nous pouvons proposer des informations de base sur les types de formulaires que vous pouvez remplir sur notre plateforme fiscale :

    • W-9 : utilisé par les ressortissants et entités américains pour certifier leur numéro d'identifiant fiscal
    • W-8BEN : utilisé par des ressortissants ou entités non américains pour certifier qu'ils sont des propriétaires effectifs ou détenteurs de comptes financiers et revendiquer des avantages en vertu de la convention
    • W-8BEN-E : utilisé par les entités non américaines pour certifier qu'elles sont des propriétaires effectifs ou titulaires de comptes financiers et revendiquer des avantages en vertu de la convention

    Nous vous permettons également de soumettre certains types de formulaires moins courants de manière manuelle. Contactez directement notre équipe d'assistance :

    • W-8ECI :utilisé par des ressortissants ou entités non américains pour certifier qu'ils sont des propriétaires effectifs percevant des revenus de source américaine effectivement liés à des activités commerciales ou professionnelles aux États-Unis
    • W-8EXP : utilisé par les gouvernements non américains ou autres entités exonérées d'impôt pour certifier qu'elles sont des propriétaires effectifs ou des titulaires de comptes financiers
    • W-8IMY : utilisé par les entités non américaines pour certifier qu'elles sont des intermédiaires ou des entités transparentes percevant des montants pour le compte d'une autre personne

    Ce processus est-il sécurisé ?

    Les informations fiscales que vous nous fournissez sont stockées dans un espace protégé conçu spécialement pour les informations financières et traitées uniquement en cas de besoin pour assurer la conformité au droit applicable.  Toutes les activités de traitement et de stockage sont réalisées conformément aux conditions de notre Politique de confidentialité et aux dispositions de toute législation de confidentialité applicable, telle que le Règlement général de protection des données (RGPD).

    Que se passera-t-il si je n'envoie pas de formulaire ?

    Si nous ne disposons pas de votre formulaire fiscal, les règles de l'IRS exigent généralement que nous appliquions le taux de retenue maximum de 24 % pour toutes les ventes. Une fois vos revenus versés, le montant de cette taxe est immédiatement reversé à l'IRS.

    Pour obtenir plus d'informations sur la retenue, cliquez ici.

    Devrais-je recevoir un formulaire 1099 une fois mon formulaire envoyé ?

    À partir du début de l'année 2021, Udemy délivrera un formulaire annuel 1099 (pour les formateurs américains) ou 1042-S (pour les formateurs non américains) à tous les formateurs qui ont fourni des informations fiscales valides.

    J'ai déjà envoyé mes formulaires fiscaux à Udemy. Dois-je à nouveau exécuter ce processus ?

    Il existe certains critères concernant le caractère récent des informations fiscales que vous fournissez.  L'IRS exige que vous soumettiez de nouvelles informations fiscales à chaque fois que vous changez de statut fiscal (p. ex. un changement d'adresse ou de nom). Certains formulaires, comme le W-8BEN, doivent être à nouveau soumis au bout de quelques années. Si votre formulaire arrive à expiration, vous serez invité à effectuer une nouvelle soumission. Dans tous les cas, si une invite à soumettre un formulaire fiscal apparaît sur votre compte Udemy ou si vous recevez un avis indiquant que vous devez soumettre un nouveau formulaire fiscal, vous devez donner suite à cette demande en soumettant un formulaire fiscal via le site taxforms.udemy.com.

    Puis-je simplement vous télécopier/envoyer par courrier électronique/envoyer par la poste une copie de mon formulaire fiscal plutôt que de consulter ce site ?

    Aujourd'hui, des dizaines de milliers de formateurs enseignent sur Udemy. Nous devons être certains de disposer les informations fiscales de tous les formateurs dans un espace de stockage unique, au même format. Ceci signifie qu'à l'avenir, nous vous demanderons de fournir toutes les informations fiscales par le biais de la plateforme Comply Exchange (taxforms.udemy.com).

    Où puis-je trouver des informations complémentaires sur les formulaires fiscaux ?

    L'Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis fournit des instructions en anglais pour différents formulaires fiscaux :

    Udemy n'est pas en mesure de fournir des conseils fiscaux. Par conséquent, nous vous conseillons de faire appel à un conseiller fiscal qui s'assurera que vous utilisez le bon formulaire et saisissez les informations correctement.

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  • Que fait Udemy de mes informations fiscales (c.-à-d. retenue IRS) ?

    Qu'est-ce qu'une retenue IRS ?

    La retenue fiscale est un type d'impôt sur le revenu découlant de certains types de ventes (dans le cas d'Udemy, les redevances de droits d'auteur). La retenue est distincte de l'impôt sur les ventes, lequel est versé par le consommateur lorsqu'il achète un article (comme un cours). L'impôt sur les ventes est facturé aux participants au niveau du point de vente. La retenue est calculée au moment du paiement.

    En tant que société basée aux États-Unis, Udemy est obligée de suivre les orientations de l'Internal Revenue Service des États-Unis pour déterminer si des impôts doivent être prélevés sur les paiements mensuels des formateurs.

    Je ne suis pas résident des États-Unis et je paie des impôts dans mon pays. Pourquoi cette taxe s'applique-t-elle dans mon cas ?

    Le siège d'Udemy se trouve aux États-Unis. Toutes les sociétés basées aux États-Unis doivent se conformer aux réglementations de l'IRS (Internal Revenue Service), qui incluent une retenue sur certains types de revenus versés à des personnes morales ou physiques qui ne sont pas basées aux États-Unis. 

    Dans le cas d'Udemy, nous devons prélever les redevances des droits d'auteur lorsque le participant qui suit le cours réside aux États-Unis. Cette taxe se distingue de celles auxquelles vous êtes soumis dans votre pays. 

    Quel sera mon taux de retenue ?

    De manière générale, la retenue imposée par l'IRS s'applique uniquement aux achats de cours par les participants américains. Votre taux de retenue dépendra d'un certain nombre de facteurs, en particulier votre pays de citoyenneté où vous êtes imposable. Pour le moment, nous ne pouvons pas vous indiquer précisément le taux de retenue qui sera appliqué à vos revenus Udemy jusqu'à ce que votre formulaire soit soumis et approuvé, mais vous pourrez voir ce taux dans votre rapport de revenus dès que le processus de retenue automatique aura commencé. 

    Si nous avons votre formulaire fiscal dans nos dossiers, votre taux de retenue pour ces achats dépendra des informations qui y figurent, notamment le fait que votre pays ait ou non négocié une convention fiscale avec les États-Unis.

    Pour les formateurs aux États-Unis qui fournissent un formulaire W-9 valide et ne sont pas soumis à la retenue fiscale, le taux de retenue IRS est de 0 %.

    Que se passera-t-il si je n'envoie pas de formulaire fiscal ?

    Si nous n'avons pas votre formulaire fiscal dans nos dossiers, nous devrons appliquer le taux de retenue maximal de 24 % pour toutes les ventes.

    Ainsi, nous pourrions prélever davantage sur vos paiements que le montant requis par l'Internal Revenue Service (IRS). En fonction de leur situation, les formateurs pourraient disposer de certaines solutions pour récupérer les montants excédentaires dépassant leurs obligations légales. Cependant, soumettre rapidement un formulaire fiscal valide constitue le meilleur moyen d'éviter une retenue excessive.

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  • Comment puis-je envoyer mes formulaires fiscaux à Udemy ?

    Aperçu

    Udemy s'est associée à Comply Exchange pour aider les formateurs à s'orienter plus facilement dans le processus d'envoi des formulaires et à partager leurs documents fiscaux de manière sécurisée. 

    Remarque : Udemy n'est pas en mesure de fournir une assistance fiscale ou d'offrir des conseils fiscaux sur les informations à inscrire sur votre formulaire fiscal. Ce guide vise à orienter les formateurs dans la page d'envoi de formulaires. Pour des conseils fiscaux individuels, veuillez consulter un spécialiste de la fiscalité.

    Où puis-je trouver mon identifiant d'utilisateur Udemy ?

    Nous vous demanderons de saisir votre identifiant d'utilisateur Udemy dans la partie « Informations de base » du processus d'envoi de formulaires. Cet identifiant est requis sous forme d'identifiant numérique unique lors de l'envoi de vos informations fiscales.

    Vous trouverez votre identifiant utilisateur Udemy dans le courrier électronique d'invitation que vous avez reçu lorsque nous vous avons demandé d'envoyer vos formulaires fiscaux à Udemy. 

    Si vous ne retrouvez pas votre identifiant d'utilisateur Udemy, contactez notre équipe d'assistance en cliquant sur ce lien et nous vous transmettrons les informations correctes pour accéder à votre compte.

    Comment puis-je enregistrer ma progression dans le processus d'envoi de formulaires ?

    Après avoir sélectionné le type de formulaire fiscal et commencé à le remplir, vous verrez l'option « Enregistrer et sortir ».

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    Après avoir cliqué sur « Enregistrer et sortir », vous serez invité à créer des identifiants de connexion pour accéder à taxforms.udemy.com. Vous devriez utiliser l'adresse électronique liée à votre compte Udemy. Vous serez également invité à saisir le code de confirmation à 6 chiffres (alphanumérique) qui vous sera automatiquement envoyé par courrier électronique une fois l'étape I complétée. 

    Terminer l'envoi du formulaire à l'aide de votre code de confirmation

    Lors de la dernière étape du processus d'envoi, vous serez invité à fournir une signature électronique en guise de certification finale. Un code de confirmation est exigé au cours de cette dernière étape. Il vous sera automatiquement envoyé par courrier électronique à l'adresse saisie à l'étape I.

    Je ne trouve pas mon code de confirmation dans ma boîte de messagerie. Que dois-je faire ? 

    Un code de confirmation alphanumérique à six chiffres est exigé pour certifier la soumission de votre formulaire. Si vous ne trouvez pas de code de confirmation dans votre boîte de messagerie, envisagez les solutions ci-après :

    • Vérifiez que vous consultez la boîte de messagerie saisie à l'étape I du processus de soumission des formulaires
    • Recherchez un courrier électronique envoyé par donotreply@complysandbox.com
    • Vérifiez que le message n'a pas atterri dans votre boîte de courrier indésirable
    • Sur la page de certification finale à l'adresse taxforms.udemy.com, cliquez sur « Renvoyer le code de confirmation » et, dans le message de la fenêtre contextuelle, vérifiez que le message électronique est envoyé à la bonne adresse de messagerie. Attendez 5 minutes le temps que le message électronique soit reçu. 
    • Si les solutions ci-dessus ne fonctionnent pas, contactez notre équipe d'assistance sur ce lien, à partir de l'adresse électronique liée à votre compte Udemy pour obtenir une aide complémentaire.

    Comment saurai-je que ma soumission a été approuvée ?

    Après avoir terminé la dernière étape proposée sur le portail fiscal, vous devriez voir s'afficher un écran de confirmation indiquant que votre formulaire a bien été envoyé. Sur cette page, vous aurez également la possibilité de consulter et de télécharger une copie du formulaire fiscal que vous avez généré. Chaque envoi sera vérifié lors de sa réception. En cas de problème concernant votre formulaire fiscal, nous vous notifierons par courrier électronique.

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  • Comment Udemy gère-t-elle la TVA/TPS ?

    La TVA, ou taxe sur la valeur ajoutée, et la TPS, ou taxe sur les produits et services, sont une sorte de taxe sur la consommation de produits et de services. La taxe sur la consommation en vigueur au Japon est un type de TVA. Les taux de TVA/TPS et les règlements associés varient selon les zones géographiques.

    Udemy gère actuellement la TVA/TPS pour l'ensemble des achats réalisés par les participants sur le site Web conformément aux réglementations fiscales locales. Dans les pays où s'applique la TVA/TPS, Udemy affiche les prix « TTC » (toutes taxes comprises) des cours et les participants de ces pays voient les prix TTC comme un montant total unique, à l'instar des autres biens et services vendus dans leur pays. Les participants recevront par e-mail un reçu qui indiquera le prix des cours hors taxes et la TVA/TPS séparément.

    La TVA/TPS sur les appareils mobiles

    Apple et Google, qui gèrent respectivement l'App Store et Google Play, traitent tous les achats sur la plate-forme mobile et gèrent la TVA/TPS.

    Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à contacter notre équipe de support.

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